Как выдать подотчётные деньги на закупку по проекту

Перевод отражает состоявшуюся передачу денег. Его вносит фактический отправитель.

В приложении на телефоне

Нажмите «+» → «Перевод».
Выберите прораба или другого ответственного получателя и тип «Перевод подотчётных средств по проекту».
Выберите нужный проект. Подотчётные средства выдаются на проект, а не на отдельный этап работ: один остаток может пойти на закупки для разных этапов этого же проекта.
Укажите сумму и фактическую дату передачи денег.
В поле «Назначение» ясно опишите, на что выданы деньги. Например: «Закупка для этапа „Электрика“: кабель и автоматы». При необходимости добавьте теги и подтверждающий документ.
Сохраните перевод и проверьте его подтверждение.

Как учесть закупку после выдачи денег

Когда прораб купит материалы, создайте отчёт по этому же проекту. В отчёте укажите статью расходов, фактические товары и суммы, приложите чек или накладную. Именно отчёт фиксирует расход на проекте и уменьшает сумму, за которую прораб отчитывается.

Перевод и отчёт — два разных события, связанные одним проектом: перевод показывает выдачу денег прорабу, отчёт — фактическую закупку. Не создавайте повторный перевод, если деньги уже передали ранее. Остаток остаётся на подотчётном балансе прораба по проекту до следующего отчёта или возврата денег.

Если нужно обозначить этап

В переводе нет отдельного поля этапа — это сделано намеренно. Если хотите явно связать выдачу с конкретной работой, напишите этап и цель закупки в «Назначении» перевода. Для поиска связанных событий используйте одинаковый тег, если такой порядок принят в команде.

Частые ошибки

Не выбирайте тип «Оплата или аванс по проекту», когда выдаёте деньги под отчёт на закупку: для этого нужен перевод подотчётных средств.
Не указывайте этап вместо проекта: проект обязателен для учёта подотчётного баланса.
Не добавляйте новую выдачу денег только для того, чтобы закрыть отчёт о закупке.

Частичные выдачи оформляйте отдельными переводами на даты фактических передач. Чтобы проверить остаток, откройте карточку прораба и его подотчётный баланс по конкретному проекту. О покупке материалов с чеком или без него читайте в инструкции по созданию отчёта.