Для капсульного ремонта уже согласована смета: какие материалы купить, в каком количестве и на какую сумму. Чтобы контролировать её исполнение в Приложении 101, внесите материалы позициями в событие «Смета», а закупки оформляйте отчётами с выбором этих позиций через «Из сметы». Так можно сопоставить утверждённое количество с закупленным. Денежный результат проверяйте отдельно: по стоимости материалов для заказчика и поступившим от него оплатам.
Разберём этот порядок на условном примере: запланировали 100 мешков смеси, закупили 110, часть партии подорожала. Покажем, как отличить превышение количества от роста цены и почему перерасход на 7 100 ₽ может сопровождаться остатком к оплате 17 100 ₽.
Содержание:
Что закрепить в утверждённой смете капсульного ремонта?
Для контроля материалов одной строки «Черновой этап — 300 000 ₽» недостаточно. Она задаёт стоимость этапа, но не объясняет, сколько смеси, кабеля или грунтовки в неё входит. Материалы, количество которых вы собираетесь контролировать, внесите отдельными позициями.
У каждой позиции должны быть однозначное название, единица измерения, количество и цена. Уточняйте фасовку: «Смесь, мешок 25 кг» позволит сравнивать покупки точнее, чем просто «Смесь». Если в смете килограммы, а поставщик продаёт упаковками, пересчитайте количество в единицы сметы.
Заранее определите, как заказчик оплачивает материалы: входят ли они в фиксированную стоимость пакета или рассчитываются отдельно по согласованным количествам и ценам. Укажите, включены ли запас на подрезку и потери, доставка и подъём. Это определяет, какие отклонения вы обсуждаете как изменение заказа, а какие учитываете в своей экономике.
Сохраните согласованный исходный расчёт с датой и составом материалов. При изменении заказа должно оставаться понятно, какие позиции были предусмотрены сначала, что добавилось и какую новую сумму согласовали. Советы ниже описывают учёт; порядок согласования изменения стоимости берите из ваших договорённостей с заказчиком.
Как внести утверждённые материалы в Приложение 101?
Ведите работы и закупки по одному объекту в его проекте. Выберите подходящую статью расходов для материалов. Если черновые и чистовые материалы контролируются отдельно, разделите их на соответствующие статьи и сметы.
- В событиях проекта на компьютере добавьте событие «Смета». Проверьте проект и статью расходов.
- Нажмите «Добавить позиции». Выберите доступный источник из прайса или добавьте позиции вручную, если это разрешено настройками статьи расходов.
- Внесите материалы с утверждёнными количествами и единицами. Проверьте себестоимость и цену для заказчика: это разные значения.
- Добавьте описание, например «Черновые материалы. Согласованный состав от 21 сентября», и проверьте итог.
- Сохраните событие, откройте его карточку и сверьте позиции, суммы и статус. Сохранение само по себе не означает подтверждение сметы.
Подробный порядок описан в инструкции «Как создать смету и из чего складывается её сумма». Смета задаёт план и сама по себе не меняет баланс проекта.
Если цена пакета уже включает материалы, проверьте, что вы не предъявляете ту же стоимость заказчику повторно отдельными строками. Детализация нужна для контроля состава; итоговая стоимость заказа должна учитывать каждую сумму один раз.
Как оформить закупку, чтобы она сопоставлялась со сметой?
При закупке используйте выбор позиций из нужной сметы. Это позволяет работать с её количеством и прогрессом. Повторный ручной ввод похожего названия сам по себе не подтверждает связь покупки с исходной позицией.
- В проекте откройте «События» → «Добавить событие» → «Отчёт». Выберите статью расходов по материалам.
- Нажмите «Добавить позиции» → «Из сметы» и откройте нужную смету.
- Найдите материал, проверьте единицу, цены, остаток объёма и показатель прогресса. Добавьте позицию в отчёт.
- Укажите количество именно этой закупки. Если ранее купили 60 мешков и сейчас ещё 50, в новом отчёте должно быть 50.
- Проверьте фактическую себестоимость по документам поставщика и применяемую цену для заказчика. Приложите чек или накладную, укажите поставщика, дату и описание.
- Сохраните отчёт и проверьте его карточку, суммы и подтверждение. Перевод добавляйте только для фактической оплаты, которая ещё не учтена.
Этот порядок для компьютера есть в инструкции «Как отчитаться по смете, не вводя позиции заново». Если «Из сметы» отсутствует, проверьте проект и правила выбранной категории.
Сканирование чека помогает внести покупку, но распознанный список нужно проверить. Для контроля утверждённой сметы также проверьте связь с её позициями. Не создавайте второй отчёт на уже учтённую покупку только ради такой связи: сначала разберитесь с существующим событием. Отдельная инструкция объясняет учёт покупки материалов и выданных прорабу денег.
Где увидеть перерасход по количеству материалов?
В веб-версии откройте подбор позиций «Из сметы» при создании отчёта и выберите нужную смету. Таблица показывает остаток объёма и прогресс по позиции. Сопоставьте их с количеством в исходной смете и сохранёнными отчётами. Для просмотра не требуется сохранять новый пустой отчёт.
Если в смете 100 мешков, а в отчётах уже 60, остаётся 40 мешков планового объёма. Следующая закупка на 50 мешков даст суммарно 110 — на 10 больше первоначального плана. Отдельно проверьте стоимость: бюджет может быть превышен даже при прежнем количестве, если выросла цена.
| Показатель | Утверждённый план | Факт закупок | Отклонение |
|---|---|---|---|
| Количество смеси | 100 мешков по 25 кг | 60 + 50 = 110 мешков по 25 кг | +10 мешков, или +10% |
| Закупочная цена | 500 ₽ за мешок | Первая партия — 500 ₽, вторая — 540 ₽ | Вторая партия дороже на 40 ₽ за мешок |
| Себестоимость закупки | 100 × 500 = 50 000 ₽ | 60 × 500 + 50 × 540 = 57 000 ₽ | +7 000 ₽ |
| Стоимость для заказчика при согласованных ценах примера | 100 × 550 = 55 000 ₽ | 60 × 550 + 50 × 582 = 62 100 ₽ | +7 100 ₽ |
Все цифры в таблице условные. Для второй партии в примере отдельно согласована цена заказчику 582 ₽ за мешок; она не получается автоматически из закупочной цены 540 ₽. Для своего объекта используйте фактические условия и значения в отчётах.
Превышение себестоимости на 7 000 ₽ складывается из двух причин: дополнительные 10 мешков по плановым 500 ₽ дают 5 000 ₽, а подорожание всех 50 мешков второй партии на 40 ₽ добавляет ещё 2 000 ₽. Такая расшифровка полезнее одного сообщения «вышли за бюджет».
Закупленные 110 мешков ещё не означают, что все они использованы. Часть может остаться на объекте или подлежать возврату. Отчёты о закупках позволяют сравнить приобретённое количество со сметой; для физического остатка нужны сведения об использовании, возвратах и перемещениях.
Как показать сумму, которую должен доплатить заказчик?
Сначала отделите увеличение стоимости заказа от остатка к оплате. В примере материалы подорожали для заказчика с 55 000 до 62 100 ₽: разница составляет 7 100 ₽. Если заказчик внёс только 45 000 ₽, остаток к оплате будет 17 100 ₽. В него входят 10 000 ₽ прежней неоплаченной суммы и 7 100 ₽ согласованного увеличения.
Расчёт для этого примера: 62 100 ₽ учтённой стоимости для заказчика − 45 000 ₽ поступлений = 17 100 ₽ к оплате. Здесь рассматривается только этот материал, без других работ, возвратов и оплат. В реальном проекте общий баланс включает остальные учтённые операции.
- Подготовьте расшифровку отклонения: позиция, плановое и фактическое количество, изменение цены, причина и подтверждающие документы.
- Установите сумму, относящуюся к заказчику по согласованным условиям. Рост ваших закупочных затрат и увеличение цены заказа могут различаться.
- Зафиксируйте согласованное изменение и проверьте цену для заказчика в отчётах, которыми отражается закупка. Если дополнительное количество уже учтено, второй отчёт на ту же покупку создаст повторный расход.
- Сверьте подтверждённые отчёты и поступления в проекте. Откройте показатели «Поступление», «Расход» и «Баланс».
- Когда заказчик перечислит деньги, отразите оплату событием «Поступление» и проверьте обновлённый баланс.
В 101 баланс проекта показывает разницу между поступлениями и учтёнными расходами. Если в нашем изолированном примере учтены расход 62 100 ₽ и поступления 45 000 ₽, баланс составит −17 100 ₽. Это денежный результат учёта. Чтобы объяснить, какая его часть относится к перерасходу материалов, приложите расшифровку на 7 100 ₽.
Изменение одной сметы не создаёт этот расход на балансе. Не заменяет его и перевод поставщику: закупка отражается отчётом, фактический расчёт с поставщиком — переводом. Также сам факт превышения количества не определяет, кто оплачивает разницу. При фиксированной цене пакета сначала установите основание изменения суммы заказа.
Как проверить денежный план‑факт по проекту?
На компьютере откройте проект → «График Ганта» → кнопку «Дополнительные графики» → «План-факт». Выберите «Стоимость» для сопоставления стоимости для заказчика из смет и отчётов. Режим «Прибыль» показывает другой показатель.
Панель охватывает весь выбранный проект. Фильтр списка событий не ограничивает её суммы: если на экране оставлены только материалы, это ещё не делает график расчётом исключительно по материалам. Конкретное отклонение проверяйте по нужным сметам и отчётам.
Денежная панель также не показывает, сколько мешков осталось на объекте или на сколько дней отстаёт бригада. Количество проверяйте по позициям, сроки — по датам событий. Подробности приведены в инструкции по сравнению плановой и фактической стоимости и прибыли.
Что проверять перед следующей закупкой?
Снабженец или руководитель проекта сверяет остаток планового количества с предыдущими отчётами и наличием на объекте. Если предстоит превышение, причина и расчёт должны появиться до повторного заказа: дополнительный объём работ, изменение материала, рост цены или потери требуют разных решений.
После закупки ответственный вносит фактическую партию, документы и цены. Руководитель проверяет принадлежность к проекту и смете, отсутствие повторного расхода и состояние подтверждения. Перед запросом денег у заказчика сверяет учтённую стоимость с поступлениями.
Для повторяющихся капсульных ремонтов используйте одинаковые наименования и единицы материалов. Сравнение объектов будет полезным, если в одном проекте смесь не превратится в килограммы, в другом — в мешки неизвестной фасовки, а в третьем — в общую строку «Прочее».
Частые вопросы о смете и перерасходе материалов
Есть утверждённая смета материалов. Как видеть перерасход через 101?
Внесите материалы в смету с количеством, единицей, себестоимостью и ценой заказчику. Закупки оформляйте отчётами, выбирая соответствующие позиции через «Из сметы». Проверяйте остаток и прогресс позиции, сопоставляйте суммарное количество отчётов с планом. Для превышения суммы отдельно сравните цены и стоимость закупок.
Где заказчику смотреть, сколько осталось заплатить?
Проверяйте поступления, учтённые расходы и баланс проекта. Общий остаток к оплате может включать и прежнюю неоплаченную часть заказа, и согласованное увеличение стоимости. Расшифровку перерасхода конкретных материалов подготовьте по соответствующим позициям; общий минус по проекту сам по себе такой расшифровкой не является.
Нужно ли создавать ещё один отчёт только на сумму перерасхода?
Если фактическая покупка целиком уже отражена, повторно начислять её стоимость нельзя. Проверьте существующие отчёты и согласованные цены. Новый отчёт нужен для отдельной ещё не учтённой операции; один и тот же дополнительный материал не должен попасть в расходы дважды.
Можно ли увидеть подорожание без превышения количества?
Да, сравнив денежные суммы. При плане 100 мешков по 500 ₽ и закупке тех же 100 мешков по 540 ₽ количество соответствует смете, а себестоимость выше на 4 000 ₽. Показатель количества не объяснит эту разницу — понадобятся цены и суммы.
Почему после сохранения события цифры не совпали с ожиданиями?
Проверьте проект, статью расходов, связь с нужной сметой, единицы, цены и подтверждение события. В денежном план‑факте также проверьте даты и выбранный показатель: стоимость для заказчика и прибыль дают разные значения. Для исправления расхождения сначала найдите причину в существующих событиях, чтобы не добавить повторную закупку или оплату.
