Договор с заказчиком может быть крупным, но сумма в договоре ещё не показывает прибыль и не гарантирует наличие денег к дате платежа. Компания может оплатить материалы и работу команды раньше, чем получит деньги за выполненный этап. Чтобы увидеть разницу, фиксируйте фактические поступления и выплаты по датам.
Такой учёт движения денежных средств называют ДДС. Отчёт о ДДС объясняет, как изменился остаток денег за прошедший период. Для проверки будущих обязательств к нему добавляют плановый ДДС или платёжный календарь с ожидаемыми датами и суммами.
Разберём, как читать эти показатели и настроить учёт в проектном бизнесе — строительстве, ремонте и услугах, где есть авансы, закупки, подотчёт и оплата после завершения этапа.
Содержание:
Зачем отслеживать движение денежных средств
Фактический ДДС показывает уже совершённые поступления и выплаты и объясняет изменение денежного остатка. Чтобы заранее проверить, хватит ли денег на обязательства в ближайшие недели, нужен плановый ДДС или платёжный календарь. Ожидаемые поступления в таком прогнозе отделяйте от денег, которые уже получены.
В стройке и ремонте платежи часто приходятся на разные даты: заказчик перечисляет аванс, оплачивает этап и затем делает окончательный расчёт, а материалы, доставка, работа бригады и техника требуют выплат в другое время. Если смотреть только на сумму договора, сроки движения денег остаются неясными.
Для каждой операции зафиксируйте фактическую дату, сумму, направление и статью. Затем сверяйте итог с банковскими выписками и кассой. Эти записи можно использовать вместе с отчётом о прибылях и убытках и балансом, но каждый отчёт отвечает на свой вопрос.
ДДС и прибыль: почему цифры расходятся
ДДС отражает поступление и выбытие денег. Прибыль за период зависит от признанной выручки и относящихся к ней расходов по принятым правилам учёта. Подписанный договор и начало работ сами по себе ещё не доказывают, что выручка заработана и проект прибыльный. Полученный аванс увеличивает денежный остаток, но сам по себе не становится заработанной выручкой.
Представьте, что компания выполнила этап и обоснованно признала выручку, а расходы по этому этапу меньше неё. ОПиУ может показывать прибыль, хотя заказчик оплатит этап позже. В обратной ситуации деньги по авансу уже поступили, но часть работ ещё предстоит выполнить и соответствующие затраты возникнут позднее. Для решений проверяйте оба периода и условия договора.
Держать эти показатели рядом помогает связка трёх отчётов; их назначение подробнее разобрано в статье о ДДС, ОПиУ и балансе.
| Отчёт | На какой вопрос отвечает? | Как читать? |
|---|---|---|
| ДДС | Какие деньги поступили и выбыли за период? | Сверять фактический остаток и потоки; будущие даты вести отдельно в прогнозе |
| ОПиУ | Как соотносятся признанная выручка и расходы за период? | Оценивать результат с учётом выбранных правил признания, не подменяя его остатком денег |
| Баланс | Какие активы, обязательства и капитал отражены на дату? | Сопоставлять состав показателей и дату отчёта |
Структура денежных потоков: откуда приходят и куда уходят деньги
В отчёте о движении денежных средств обычно выделяют операционные, инвестиционные и финансовые потоки. При управленческой настройке закрепите правила классификации и применяйте их последовательно. Статья затрат по проекту сама по себе не определяет категорию денежного потока.
- Операционные потоки связаны с обычной работой: поступления от заказчиков, оплата материалов, исполнителей, аренды и услуг для текущих проектов. Обычная закупка для нового объекта также остаётся операционной по своему экономическому смыслу.
- Инвестиционные потоки возникают, например, при покупке или продаже долгосрочного оборудования и других долгосрочных активов. Не относите к ним все расходы на запуск проекта или любой инструмент без проверки характера покупки.
- Финансовые потоки связаны с привлечением и погашением основной суммы кредитов и займов, а также изменением капитала. Проценты показывайте отдельно и классифицируйте последовательно по применимым правилам отчётности и принятой учётной политике; их нельзя во всех случаях автоматически относить к финансовым потокам.
Группировка помогает понять причину изменения денег: средства могли уйти на обычные закупки, долгосрочное оборудование или погашение займа. Большой оборот по счетам сам по себе не доказывает прибыльность.
Как сделать ДДС в управленческом учёте
Начните с прямого перечня фактических поступлений и выплат: дата, сумма, статья, контрагент и при необходимости проект. Сверьте начальный и конечный остатки с банком и кассой за один и тот же период. Внутренние перемещения между своими счетами и ответственными лицами обозначайте отдельно, чтобы не принять их за новые поступления или внешние расходы компании.
Первая настройка — единые статьи. Если одну и ту же закупку сегодня записывают как «материалы», завтра как «закупки», а затем по названию магазина, отчёт труднее сопоставлять. Договоритесь о названиях и применяйте их по всем объектам. Подход к статьям подробнее описан в материале о распределении расходов.
Вторая настройка — подотчёт. Передача денег сотруднику на закупку и последующая оплата поставщику относятся к разным этапам движения средств. При составлении ДДС компании не считайте их двумя внешними расходами. Сверяйте фактическую выдачу, подтверждающие документы, оплату конечному получателю и остаток у ответственного. Подробнее — в статье об учёте подотчётных средств.
Третья настройка — разрез по проектам. Общий ДДС показывает денежный поток компании; дополнительные признаки «проект — статья — дата» помогают выяснить, с какими работами связана операция. Сумма учётных балансов проектов не заменяет сверку денег на банковских счетах и в кассе.
Платёжный календарь и кассовые разрывы
Фактический ДДС описывает уже совершённые операции. Платёжный календарь дополняет его датами будущих обязательств и ожидаемых поступлений. Кассовый разрыв возникает, если доступных денег не хватает к конкретному сроку выплаты, даже когда деятельность может приносить прибыль по расчёту.
Для простого календаря выполните шесть шагов:
- Запишите фактический доступный остаток на дату начала и сверяйте его с банком и кассой.
- Внесите регулярные обязательства с точными сроками: оплату труда, налоги, аренду, платежи по договорам и займам.
- Добавьте платежи по проектам: материалы, подрядчиков, технику, доставку и выплаты по этапам.
- Укажите ожидаемые поступления от заказчиков по датам; отмечайте, какие подтверждены, а какие зависят от приёмки, согласования или обещания.
- После каждой даты платежа или поступления пересчитывайте прогнозный остаток: предыдущий остаток плюс поступления минус выплаты. В напряжённые периоды проверяйте каждый день и минимальное значение внутри недели; недельный итог оставьте для сводки.
- До даты возможного дефицита обсудите доступные меры: график закупок, условия оплаты с заказчиком, согласованное изменение сроков расчёта с поставщиком и перенос необязательных трат. Проверяйте договорные и установленные законом сроки обязательных платежей.
Пример: в начале недели доступно 100 000 ₽, в понедельник нужно выплатить 120 000 ₽, а в пятницу ожидается 50 000 ₽. Недельный итог составит 30 000 ₽, но в понедельник промежуточный остаток будет −20 000 ₽. Проверка только остатка на конец недели скрыла бы разрыв. Если пятничная оплата не подтверждена, рассчитайте также сценарий её задержки.
Причины и меры для проектного бизнеса подробнее рассмотрены в статье о кассовом разрыве в строительстве.
Как упростить учёт движения денег в приложении 101
В 101 можно фиксировать события по проектам, статьи расходов, расчёты с участниками и подтверждающие документы. Баланс проекта показывает разницу учтённых поступлений и расходов; подотчётный баланс относится к расчётам с конкретным участником. Ни один из этих показателей сам по себе не равен банковскому остатку компании, прибыли проекта или готовому сводному ДДС.
Событие передачи денег ответственному участнику отражает внутреннее движение подотчёта. Когда участник фактически платит поставщику или исполнителю, проверьте отдельную запись о расчёте с конечным получателем. Сопоставляйте события с выписками, кассой и документами и не удваивайте внешний расход при своде ДДС.
О том, как устроен отчёт и какие сведения для него нужны, читайте в статье об отчёте о движении денежных средств. Если сравниваете инструменты управленческого учёта, пригодится материал о 101 и «Финансисте». Состав доступных функций и данных проверяйте для своего тарифа, прав и выбранной компании.
Если хотите увидеть продукт и обсудить, как вести события по вашим проектам, запишитесь на презентацию 101.
Ошибки в ДДС и короткий чек-лист
Неточности могут возникать из-за пропущенных операций, неверных дат, смешения внутренних переводов с внешними платежами и непоследовательной классификации. При проверке отчёта обратите внимание на четыре ситуации:
- Личные деньги, деньги компании и подотчёт участников смешаны; фактический остаток невозможно сверить.
- Расходы записаны одной общей статьёй, поэтому непонятно, какой проект или вид затрат изменил денежный поток.
- Оплаты внесены позже фактической даты или по памяти; отчёт расходится с выпиской и кассой.
- Исторический ДДС используют как прогноз без календаря обязательств и ожидаемых поступлений.
Чтобы начать настройку, используйте короткий чек-лист; количество статей и горизонт прогноза подбирайте под свою компанию:
- Закрепите единые названия статей поступлений и выплат. Для первого варианта можно взять 10–15 статей и затем уточнить их по вашим операциям.
- Записывайте операции с фактической датой и регулярно сверяйте их с первичными документами, банком и кассой.
- Указывайте проект там, где операция к нему относится; внутренние перемещения показывайте отдельно.
- Ведите подотчёт по ответственным и проверяйте остатки без двойного счёта расходов.
- Составьте платёжный календарь, например на месяц вперёд. Обновляйте его хотя бы раз в неделю и при изменении сроков; около ожидаемого разрыва смотрите остаток по дням.
Когда фактический и плановый денежные потоки налажены, для сравнения долгосрочных вложений может понадобиться дисконтирование. Его назначение и ограничения разобраны в статье о дисконтировании денежных потоков.
