როგორ გააავტომატიზოთ მმართველობითი აღრიცხვა

რა არის მმართველობითი აღრიცხვა?

მმართველობითი აღრიცხვა აგროვებს და აანალიზებს ფინანსურ და კომპანიის საქმიანობასთან დაკავშირებულ მონაცემებს, რათა ხელმძღვანელებმა გადაწყვეტილებები მიიღონ. შემოსული თანხებისა და ხარჯების გარდა, მასში შეიძლება შედიოდეს პროექტების დანახარჯები, ბიუჯეტები, შესრულებული სამუშაოები, დავალიანებები და შედეგების მაჩვენებლები. მაჩვენებლების ნაკრები დამოკიდებულია კითხვებზე, რომლებზეც პასუხის მიღება გსურთ.

მაგალითად, სამშენებლო კომპანიას სჭირდება ხედავდეს, რომელი ობიექტები ფარავს დანახარჯებს, როდის შემოვა გადახდები და ეყოფა თუ არა თანხა უახლოეს გასაცემლებს. აღრიცხვის სისტემის ჩამოყალიბება საქმიანობის პირველივე თვეებიდან შეგიძლიათ: დაიწყეთ რამდენიმე აუცილებელი ჩანაწერით და რეგულარულად შეადარეთ ისინი დოკუმენტებსა და საბანკო მონაცემებს.

სქემა რუსულ ენაზეა. მასზე ნაჩვენებია მონაცემების შეგროვება, მონაცემების ანალიზი, ბიუჯეტირება, დანახარჯებისა და შემოსავლების ანალიზი, პროდუქტიულობის შეფასება, პროგნოზირება და მონაცემების ინტერპრეტაცია.

როდის არის საჭირო მმართველობითი აღრიცხვის ავტომატიზაცია?

ხელით შესრულებული პროცესი ხშირად ასეთია: პროექტის მონაწილეები გადასცემენ ქვითრებსა და ანგარიშებს, პასუხისმგებელი პირი თანხებს ცხრილში გადაიტანს, ობიექტების მიხედვით აჯამებს მონაცემებს და შემდეგ ანგარიშს ამზადებს. თუ ჩანაწერები დაგვიანებით ან სხვადასხვა ფორმატით მოდის, შეჯერებას მეტი დრო სჭირდება და გამოტოვების რისკი იზრდება.

ავტომატიზაცია გეხმარებათ ოპერაციების ერთიანი წესით შეგროვებაში, პასუხისმგებელი პირების დანიშვნასა და გამოთვლების გამეორებაში. ის მცდარ საწყის მონაცემებს თავისით ვერ ასწორებს: განსაზღვრეთ, ვინ შეიყვანს ინფორმაციას, ვინ დაადასტურებს მას და როგორ შეჯერდება ნაშთები. მიზანია გადაწყვეტილებებისთვის მონაცემების მომზადებაზე დროის დაზოგვა; ავტომატურად გამოთვლილი ყველა რიცხვი სწორად არ მიიჩნიოთ.

რომელი ინსტრუმენტები შეგიძლიათ გამოიყენოთ?

არჩევანი დამოკიდებულია პროექტების რაოდენობაზე, ანგარიშგების მოთხოვნებზე, ხელმისაწვდომ მონაცემებზე, ბიუჯეტსა და გუნდის უნარებზე. შეადარეთ ერთნაირი ამოცანები: ოპერაციების აღრიცხვა, წყაროების შემოწმება, გეგმისა და ფაქტობრივი შედეგების შედარება, წვდომის უფლებები და ექსპორტი.

Excel და Google Sheets

მარტივი ოპერაციების აღრიცხვისთვის ცხრილთან მუშაობის ძირითადი უნარები საკმარისია. ფორმულებს, მაკროებსა და მონაცემებთან კავშირებს შეუძლია გამოთვლების ავტომატიზაცია, თუმცა მოდელს გამართვა და შემოწმება სჭირდება. Excel-ში გარე მონაცემებთან სამუშაოდ Power Query გამოიყენება; Google Sheets-ის შესაძლებლობები კონკრეტულ კავშირზეა დამოკიდებული.

უპირატესობებია მოქნილი სტრუქტურა, მრავალი ფუნქცია და მცირე მოცულობით დაწყების შესაძლებლობა. შეზღუდვები დამოკიდებულია მონაცემების მოცულობასა და პროცესებზე: სხვადასხვა ფაილში უფრო რთულია ვერსიების, უფლებებისა და ფაქტობრივი მონაცემების შეტანის წესის შეთანხმება; ფორმულებშიც შეიძლება შეცდომები იყოს. თუ გამოთვლები გამართულია, მთელი სამუშაო ხელით არ სრულდება.

1C და სხვა სააღრიცხვო სისტემები

1C-ს სხვადასხვა კონფიგურაცია აქვს, მათ შორის ღრუბლოვანი. მათ შეიძლება ჰქონდეთ ერთობლივი მუშაობის, ოპერაციებისა და ანგარიშების მხარდაჭერა, მაგრამ შესაძლებლობები არჩეულ პროდუქტზეა დამოკიდებული. მარტივი ღრუბლოვანი კონფიგურაციის გამოყენება საკუთარი ინფრასტრუქტურის გარეშე შეგიძლიათ დაიწყოთ; რთულ გამართვასა და ინტეგრაციებს შეიძლება სპეციალისტი დასჭირდეს.

თქვენი კონფიგურაციისთვის შეადარეთ ტარიფი, დანერგვის მოთხოვნები, მხარდაჭერა და საჭირო ანგარიშები. წინასწარ ვერ ივარაუდებთ, რომ ნებისმიერი 1C სისტემა აუცილებლად დიდხანს ინერგება ან ყველა ბიზნესისთვის ძვირია.

101 პროექტებზე მომუშავე ბიზნესისთვის

101 ხელმისაწვდომია სმარტფონსა და ვებვერსიაში. მასში შეგიძლიათ პროექტის ოპერაციებისა და დოკუმენტების აღრიცხვა, მონაწილეთა უფლებების განაწილება და აღრიცხული შემოსული თანხებისა და ხარჯების შემოწმება. გუნდის მუშაობა დამოკიდებულია იმაზე, დროულად შეაქვს თუ არა თითოეულ მონაწილეს ოპერაციები და ვის აქვს მათი დადასტურების უფლება. იხილეთ ოპერაციების დადასტურების (რუსულ ენაზე) და წვდომის უფლებების (რუსულ ენაზე) ინსტრუქციები.

101-ში პროექტის ბალანსი აღრიცხული შემოსული თანხებისა და ხარჯების სხვაობაა. ეს ცალკე მაჩვენებელია და არ უდრის თანამშრომლის ხელთ არსებულ ნაღდ ფულს ან პროექტის მოგებას. მონაწილეებზე ანგარიშვალდებულად გაცემული თანხები და ფაქტობრივი ფული ცალ-ცალკე შეაჯერეთ. დაწვრილებით იხილეთ პროექტის ბალანსის ინსტრუქცია (რუსულ ენაზე).

პროდუქტის კოდს დამოუკიდებლად ვერ შეცვლით ისე, როგორც საკუთარ პროგრამულ შემუშავებას. თუმცა გამართვა მხოლოდ ტეგებით არ შემოიფარგლება: ხელმისაწვდომია ოპერაციების ველები (რუსულ ენაზე) და PRO+ ტარიფზე დოკუმენტირებული საჯარო API (რუსულ ენაზე). სხვა ფუნქციებისა და უფლებების ხელმისაწვდომობა თქვენს ანგარიშში შეამოწმეთ.

როგორ დანერგოთ ავტომატიზაცია სამშენებლო კომპანიაში?

1. განსაზღვრეთ მონაცემთა წყაროები

ჩამოთვალეთ შემოსული თანხები, გადახდები, შესრულებული სამუშაოები, შესყიდვები და დოკუმენტები, რომლებიც გადაწყვეტილებებისთვის გჭირდებათ. შეამოწმეთ მათი სისრულე და მიღების პერიოდულობა. ფულადი ნაკადების გასაკონტროლებლად საბანკო ანგარიშები და სალარო ცალ-ცალკე შეაჯერეთ.

2. გააანალიზეთ მიმდინარე პროცესი

დააზუსტეთ, ვინ ქმნის ოპერაციებს, ვინ ურთავს დამადასტურებელ დოკუმენტებს და ვინ ამოწმებს თანხებს. იპოვეთ ადგილები, სადაც შეფერხება ან განმეორებითი შეტანა ხდება, და შეთანხმდით შეცდომების გამოსწორების ერთიან წესზე.

3. აირჩიეთ ინსტრუმენტი და დაიწყეთ საპილოტე პროექტი

შეამოწმეთ არჩეული სისტემა ერთ პროექტზე: შეიტანეთ რეალური ოპერაციები, განსაზღვრეთ როლები, სცადეთ საჭირო ანგარიშის მიღება და შეადარეთ ის საწყის დოკუმენტებს. 101-ში შესაბამისი უფლებების მქონე მომხმარებლებს შეუძლიათ ოპერაციების შემოწმება და ხელმისაწვდომი პროექტის დოკუმენტების შექმნა; მნიშვნელოვანია მონაცემების შემადგენლობა და მდგომარეობა. იხილეთ პროექტის ანგარიშის ინსტრუქცია (რუსულ ენაზე).

4. დანიშნეთ პასუხისმგებელი პირები

მიუთითეთ, ვინ აღრიცხავს შემოსულ თანხებს, შესყიდვებსა და სამუშაოებს და ვინ ადასტურებს მათ. თანამშრომელზე ანგარიშვალდებულად გაცემული ფული პროექტის ბალანსისგან განცალკევებით შეამოწმეთ: ბალანსი თავისთავად არ აჩვენებს, რამდენი ნაღდი ფული აქვს ადამიანს. რეგულარულად შეაჯერეთ ოპერაციები პირველად დოკუმენტებსა და ფაქტობრივ ნაშთებთან.

5. გააანალიზეთ შედეგები

შედარებისთვის აირჩიეთ ერთი კომპანია და პერიოდი. კომპანიის ფონდის ვებვერსიაში «ანალიტიკა» ხარჯებს აჩვენებს, ხოლო «მოგება და ზარალი» — პროექტებიდან მიღებულ მოგებას. ოპერაციების ექსპორტისას საჭიროა შემადგენლობის, ფორმატისა და თარიღების შემოწმება. ეს მაჩვენებლები ავტომატურად არ ქმნის კომპანიის წმინდა მოგების, გაყიდვებიდან ამონაგებისა და ყველა ფულადი შემოსვლის სრულ ანგარიშს. შესაძლებლობები დამოკიდებულია მონაცემებზე, უფლებებსა და მიმდინარე ტარიფზე. იხილეთ კომპანიის ფონდის ანალიტიკის ინსტრუქცია (რუსულ ენაზე) და ტარიფების აღწერა (რუსულ ენაზე).

თუ საკუთარ გრაფიკებს DataLens-ში ან სხვა სერვისში აგებთ, ჯერ შეამოწმეთ, რომელი ველებია ექსპორტში ხელმისაწვდომი და გაქვთ თუ არა ექსპორტის უფლება. ნუ ივარაუდებთ, რომ ერთი დოკუმენტი კომპანიის ყველა მონაცემს შეიცავს.