Прибыльный проект тоже может оставить компанию без денег к дате платежа: заказчик ещё не оплатил принятый этап, а поставщику и команде уже нужно платить. Чтобы заранее увидеть риск, разделяйте дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность и фактический остаток денег.
Дебиторка показывает требования к тем, кто должен компании; кредиторка — её собственные непогашенные обязательства. Обе суммы требуют основания и срока. Ни одна из них сама по себе не равна деньгам на счёте.
Ниже — схема: как вести реестр долгов, сопоставлять его с отчётами и платёжным календарём, договариваться о сроках и использовать записи 101 без подмены ими банковской выписки или договора.
Содержание:
Что такое дебиторка и кредиторка?
Дебиторская задолженность — подтверждённые требования компании к оплате: например, заказчик принял этап работ по условиям договора, но ещё не перечислил деньги. В реестре указывайте должника, сумму, основание, срок и уже полученные частичные платежи. Выставленный счёт или устное обещание сами по себе не доказывают, что работа принята и долг бесспорен.
Кредиторская задолженность — непогашенные обязательства компании перед поставщиками и подрядчиками за полученные товары или работы. Начисленную зарплату, налоги и краткосрочные займы тоже учитывайте в общем реестре обязательств, но различайте их правовые основания и сроки. Запланированная закупка, которую ещё не согласовали, — будущая потребность в деньгах, не возникший долг.
| Показатель | Что проверять | Риск |
|---|---|---|
| Дебиторка | Кто должен компании, за что и к какой дате; что уже оплачено | Ожидаемую оплату принимают за доступные сегодня деньги |
| Кредиторка и другие обязательства | Кому и на каком основании должна компания, когда наступает срок | Платёж не попал в календарь или стал просроченным |
Как долги приводят к кассовому разрыву?
Кассовый разрыв возникает, когда к дате обязательной выплаты доступных денег не хватает. Проект может быть прибыльным по расчёту, но заказчик заплатит после того, как компания оплатит материалы, аренду и работу исполнителей. Дебиторка не превращается в деньги до фактического поступления.
Сравнивайте сроки оплат по каждому проекту и общий остаток компании. Для сомнительных поступлений считайте отдельный сценарий задержки. Подробный разбор причин и действий есть в статье о кассовом разрыве в строительстве.
Какие цифры и отчёты проверять?
Для решения о платеже нужны четыре вида данных: реестр дебиторки и обязательств с датами, фактические деньги, финансовый результат и положение активов и обязательств на дату. Один отчёт не заменяет остальные.
ДДС показывает состоявшиеся поступления и выплаты за период; ОПиУ — доходы, затраты и результат по выбранной модели признания; управленческий баланс — активы и обязательства на дату. В балансе могут отражаться дебиторская и кредиторская задолженности, но состав строк зависит от вашей системы учёта. Назначение трёх отчётов подробнее разобрано в статье о ДДС, ОПиУ и балансе.
Отделяйте кассовый подход от метода начисления. В управленческой сверке первый показывает даты фактических поступлений и выплат, второй относит доходы и затраты к периоду возникновения по выбранным правилам. Даты оплаты и выполнения работы могут различаться; бухгалтерское и налоговое признание проверяйте по применимым нормам. Условный аванс заказчика увеличивает доступные деньги после поступления, но не становится автоматически заработанной прибылью. Разницу подходов поясняет статья о кассовом методе и методе начисления.
Раз в неделю сопоставляйте реестр долгов с актами, договорами, банковской выпиской и кассой. Спорные суммы и обещанные без подтверждения платежи показывайте отдельно, чтобы прогноз не выглядел надёжнее фактов.
Как управлять дебиторкой?
Начните с условий договора: за что выставляется счёт, как принимается этап, когда возникает обязанность оплатить его и кому направлять документы. Аванс, оплата этапов и окончательный расчёт могут уменьшить потребность в собственных деньгах, если даты и суммы согласованы с работами и заказчик действительно платит вовремя.
В реестре помечайте срок каждого требования и группируйте просрочку, например до 7 дней, 8–14, 15–30 и более 30 дней. Эти интервалы — рабочая настройка контроля, не установленные законом сроки. Ответственный сверяет основание, отправляет недостающие документы, напоминает об оплате и фиксирует подтверждённую дату. Спорный акт не считайте гарантированным поступлением.
- Закрепите график оплаты и порядок приёмки этапов в договоре.
- Назначьте разные контрольные даты для подписания акта и оплаты; ориентиры в 1–3 и 3–5 дней допустимы лишь как согласованные условия, а не универсальное правило.
- Отмечайте частичные платежи и пересчитывайте остаток долга после каждой выписки.
- Если заказчик просрочил оплату, обсуждайте следующий этап заранее. Приостановка работ возможна только при наличии соответствующего основания по договору и закону, с надлежащим уведомлением; один «минус» в учёте не даёт автоматического права остановить работу. Условия встречных обязанностей по подряду сверяйте со статьёй 719 ГК РФ.
Так вы видите не только общую дебиторку, но и конкретное действие по каждой просрочке, не продолжая финансировать новый этап на основе неподтверждённого обещания.
Как управлять кредиторкой?
Соберите подтверждённые обязательства в единый реестр: контрагент, сумма, основание, дата платежа, ответственный и возможные последствия просрочки. Планируемые, но ещё не принятые закупки держите отдельно. Связывайте оплату подрядчику с согласованными этапом и документами, не удерживая уже причитающуюся сумму из-за внутреннего правила, которого нет в договоре.
Приоритет определяйте по сроку, правовым требованиям и последствиям. Сроки выплаты зарплаты нельзя произвольно переносить: их устанавливают трудовые правила и договоры с соблюдением статьи 136 ТК РФ; см. разъяснение Минтруда. Срок налога не меняется решением руководителя: отсрочка или рассрочка требует оснований, заявления и решения по процедуре ФНС.
- Платежи с установленными законом сроками внесите в календарь по действительным датам.
- Изменение срока расчёта с поставщиком или подрядчиком согласовывайте с ним и оформляйте по договору; до соглашения сохраняйте исходный срок в прогнозе.
- Необязательные будущие закупки и сервисы пересматривайте отдельно от уже возникших долгов.
Если денег всё равно не хватает, заранее оцените стоимость и срок внешнего финансирования и источник возврата. Новый заём без реалистичного плана погашения может лишь перенести кассовый разрыв.
Как составить платёжный календарь?
Платёжный календарь соединяет фактические деньги, ожидаемые поступления и выплаты по датам. На каждый день рассчитывайте прогнозный остаток: доступные деньги на начало дня плюс ожидаемые поступления минус обязательные выплаты. Конечный остаток одного дня становится начальным для следующего; подтверждённые и неопределённые поступления не смешивайте.
Выберите горизонт, на котором видны ближайшие обязательства, например 14 дней, и обновляйте его по выписке и новым договорённостям. Календарь показывает риск, но не изменяет правовой срок платежа. Использование поступлений одного проекта для обязательств другого проверяйте по договорам, назначению средств и общему прогнозу компании.
- Соберите доступный остаток по банковским счетам и кассе на дату начала.
- Внесите зарплату, налоги, аренду, кредиты и иные платежи с установленными сроками.
- Добавьте обязательства по проектам: поставщиков, подрядчиков, материалы и логистику; отделите будущие необязательные закупки.
- Поставьте ожидаемые оплаты заказчиков по датам и укажите степень подтверждения каждой суммы.
- Рассчитайте остаток на каждую дату и отдельный сценарий задержки спорных или неподтверждённых поступлений.
- Еженедельно и после значимого изменения сверяйте прогноз с фактом; при отрицательном остатке заранее ускоряйте взыскание, договаривайтесь о допустимом переносе или используйте предусмотренный резерв.
Как использовать 101 для контроля проектов и расчётов?
В 101 события проекта помогают различать предварительную смету, отчёт о выполненных работах или материалах, поступление денег и перевод. Эти типы имеют разные последствия для учёта; их назначение описано в справке 101 о событиях. Запись отчёта не доказывает оплату. Обещание заказчика тоже не создаёт поступление.
Баланс проекта в 101 показывает разницу записанных поступлений и учтённых расходов. Он не равен прибыли, банковскому остатку или юридически подтверждённой дебиторке. Доступ к отдельным данным зависит от роли, прав и тарифа. Сверяйте события проекта с договорами, актами, выпиской и отдельным реестром долгов; не рассчитывайте, что 101 автоматически ведёт полный реестр дебиторки и кредиторки или платёжный календарь компании.
Подотчётные деньги учитывайте отдельно от денег компании и баланса проекта: кому передали средства, какие расходы подтверждены и какой остаток подлежит сверке. Принципы описаны в статье об учёте подотчётных средств.
Для оценки ликвидности различайте доступные деньги и чистый оборотный капитал. В этой статье чистый оборотный капитал — оборотные активы минус краткосрочные обязательства; в активах учитывают не только деньги, но и дебиторку, запасы и другие текущие активы. Положительная разница не означает, что всю её можно потратить сегодня. Разбор формулы и сроков есть в статье об оборотном капитале.
Если вы хотите обсудить, как организовать записи по своим проектам и сверку показателей, можно посмотреть 101 на презентации. Отдельный реестр долгов и календарь сроков всё равно настройте под свои договоры.
