როგორ მართოთ გუნდი 101 პლატფორმით?

101 აპლიკაციაში გუნდის მართვა მარტივ პრინციპს ეფუძნება: პროექტს ჰყავს მონაწილეები, თითოეულ მონაწილეს აქვს პასუხისმგებლობის სფერო და ამ პასუხისმგებლობას სისტემაში ჩანაწერი შეესაბამება. როდესაც ასეთი ჩანაწერი ყოველდღიურად იქმნება, ხელმძღვანელს საერთო სურათის შეტყობინებებიდან, ზარებიდან და ფაილებიდან აწყობა აღარ უწევს.

101-ში ეს ჩანაწერი ყველაზე ხშირად მოვლენებისა და დადასტურებების სახით ჩნდება: შესრულებული სამუშაოები, შესყიდვები, დარიცხვები და ანგარიშები. გუნდი ობიექტზე მომხდარ ფაქტს აფიქსირებს, ხელმძღვანელი მონაცემებზე დაყრდნობით იღებს გადაწყვეტილებებს, დამკვეთი კი თავისი პროექტის გამჭვირვალე ანგარიშს ხედავს. ეს მიდგომა მუშაობს როგორც მობილურ აპლიკაციაში, ისე ვებკაბინეტში.

ქვემოთ განვიხილავთ ფუნქციებს, რომლებიც გუნდს ერთიან სამუშაო რიტმში ეხმარება: ვებწვდომას, მოვლენებსა და ანგარიშებს, ამოცანებთან კავშირს, განტის დიაგრამასთან მუშაობას და რეგულარულ საკონტროლო ანგარიშებს.

გუნდის მართვა 101-ში: რა უნდა ინახებოდეს სისტემაში?

101 გუნდის მართვაში გეხმარებათ შეთანხმებების, ფულისა და დადასტურებების კონტროლით. პროექტი სისტემაში ერთიანი სივრცეა: ჩანს, ვინ რა შეასრულა და რა თანხაზე, რომელი სამუშაოებია მიღებული, რომელი ხარჯებია დოკუმენტებით დადასტურებული და რამდენი დარჩა ბიუჯეტში.

გუნდური მუშაობის ხშირი ჩავარდნა მონაწილეების განსხვავებული „რეალობის ვერსიებია“. სამუშაოთა მწარმოებელს მიაჩნია, რომ სამუშაოები დასრულებულია. ფინანსისტი ხედავს, რომ შესყიდვა დადასტურებული არ არის. ხელმძღვანელი დამკვეთისგან კითხვას იღებს და მოვლენების ჯაჭვს უკან მიჰყვება. 101-ის მოვლენები და ანგარიშები სწორედ იმისთვისაა საჭირო, რომ ეს ჯაჭვი სისტემაში იყოს და მისი ნახვა ერთ წუთში შეიძლებოდეს.

ამასთან, 101 როლების გამიჯვნაში გეხმარებათ: შემსრულებელი ფაქტს ამატებს, ხელმძღვანელი მოვლენას თავისი უფლებების ფარგლებში ადასტურებს, დამკვეთი კი მიღების ცალკე მოქმედებას ასრულებს. დადასტურება და მიღება მოვლენის ისტორიაში მონაწილისა და დროის მითითებით ფიქსირდება. 101-ის სალიცენზიო შეთანხმების, რომლის განახლების თარიღია 30.05.2022, მე-5 ნაწილი მომხმარებლებს შორის ურთიერთობაში მარტივი ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენების შესაძლებლობას ითვალისწინებს. მე-7 ნაწილის მიხედვით, ეს შეთანხმება რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობით რეგულირდება. მიღების იურიდიული მნიშვნელობა მხარეთა ხელშეკრულების პირობებსა და გამოსაყენებელ სამართალზეა დამოკიდებული.

Forge Construction-ის სადემონსტრაციო პროექტის მონაწილეები და როლები. ნაჩვენებია 101-ის რუსულენოვანი ინტერფეისი; მონაცემებზე წვდომა მონაწილის უფლებებზეა დამოკიდებული.

თუ გსურთ უფრო ღრმად გაეცნოთ „პროექტი, როგორც ფინანსური მოდელი“ მიდგომას, გამოგადგებათ სტატია „პროექტის ფინანსური მართვა: ბიუჯეტი და ფულის კონტროლი 101 აპლიკაციაში“.

ვებკაბინეტი: მოვლენები და პროექტების კონტროლი

ვებკაბინეტი ყველაზე ხშირად ხელმძღვანელსა და ოფისს სჭირდება: პროექტების საერთო სურათის სანახავად, ახალი მოვლენების შესამოწმებლად, ანგარიშების გასაანალიზებლად და დოკუმენტების ჩამოსატვირთად. მობილური გამოყენების სცენარია „ობიექტზე შევასრულე და მაშინვე დავაფიქსირე“, ვების სცენარი კი — „შევამოწმე და გადაწყვეტილება მივიღე“.

ვებმუშაობა უკეთ ეწყობა, როდესაც ხელმძღვანელს რეგულარული რიტმი აქვს: დილით ან დღის ბოლოს შედის და ახალ მოვლენებს ამოწმებს. ბლოგის საინფორმაციო ტექნოლოგიების მაგალითში ეს მიდგომა პირდაპირაა აღწერილი: მონაწილეები სამუშაოების მოვლენებს ამატებენ, გუნდის ხელმძღვანელი მათ პერიოდულად ათვალიერებს და ადასტურებს; დადასტურების შემდეგ თანხები პროექტისა და კონკრეტული შემსრულებლის ბალანსში აისახება.

სადემონსტრაციო პროექტის მოვლენების ლენტი: ჩანს დადასტურების მოლოდინში მყოფი და დადასტურებული მოვლენები. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

კიდევ რისი გაკეთებაა მოსახერხებელი 101-ის ვებვერსიაში:

• შექმნათ ხარჯთაღრიცხვები გამოწერის გარეშე და, რედაქტირების უფლებების არსებობისას, იმუშაოთ ფასების სიასთან: ატვირთოთ Excel-იდან, დაალაგოთ კატეგორიებად და განაახლოთ ფასები;
• ააწყოთ განტის დიაგრამა ფასების სიის პოზიციებიდან და პროექტის მოვლენებიდან, რათა დროის ღერძზე ერთად ნახოთ ვადები, თანხები და შემსრულებლები; მითითებული მდებარეობის მქონე ობიექტისთვის კი გახსნათ ამინდის პანელი;
• შეადაროთ გეგმა და ფაქტი მოვლენებით „ხარჯთაღრიცხვა“, „ანგარიში“, „გადარიცხვა“ და „ჩარიცხვა“ — ასე ფული და შესრულებული სამუშაოები ერთ კონტურში რჩება.

სადემონსტრაციო კომპანია Forge Construction-ის ფასების სია: კატეგორიები მარცხნივაა, თვითღირებულება და ფასი — ცხრილში. ეკრანი კომპანიის მფლობელის ანგარიშიდანაა გადაღებული. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

ფასების სიების გვერდი Excel-იდან იმპორტის ღილაკით, Forge Construction-ის მფლობელის ანგარიშში. ნაჩვენებია იმპორტის დაწყების ადგილი; ამ დემონსტრაციისთვის იმპორტი არ შესრულებულა. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

შეხვედრებზე ვებვერსია პროექტის „გამჭვირვალე ისტორიის“ ჩვენებაში გეხმარებათ: რა შესრულდა, რა მიიღეს, რა თანხა დაიხარჯა და რომელი დოკუმენტები დაერთო. ეს მიდგომა დამკვეთთან ავანსისა და შეთანხმების წესებზე საუბარსაც უხდება: მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები სისტემაში ფიქსირდება, ჩატები კი მოკლე ყოველდღიური შეტყობინებების არხად რჩება.

თუ თქვენთვის საინტერესოა „მართვის ერთიანი კონტურის“ იდეა, გაეცანით სტატიას „პროექტების მართვის ინსტრუმენტები სამშენებლო და სარემონტო კომპანიებისთვის“: მასში ახსნილია, რატომ მუშაობს პრაქტიკაში ინსტრუმენტების ერთობლიობა — ვადები, კომუნიკაცია, დოკუმენტები და ფინანსები — და რატომ არის ყველაფრის ერთ სერვისში მოქცევა ნაკლებად გამოსადეგი.

თუ გსურთ ვებკაბინეტი თქვენს პროექტებზე ნახოთ, ყველაზე მარტივი გზაა დემონსტრაციის მოთხოვნა და კითხვების წინასწარ ჩამოწერა: ვინ ადასტურებს მოვლენებს, რომელი ანგარიშებია საჭირო ყოველკვირეულად და სად ინახება შეთანხმებები ახლა.

მოვლენები და ანგარიშები: როგორ აფიქსირებს გუნდი შედეგს?

მოვლენები 101-ში გუნდური მუშაობის საბაზისო ერთეულია. მათი აღქმა „მართვის ატომად“ შეიძლება: ერთი ფაქტი, ერთი თარიღი და ერთი პასუხისმგებელი; საჭიროების შემთხვევაში — ფოტო, ფაილი, თანხა და კომენტარი. ეს ამცირებს განმეორებით ახსნა-განმარტებებსა და დავას იმის შესახებ, თუ ვინ რას გულისხმობდა.

ცალკე უნდა გამოიყოს მოვლენა „ანგარიში“. მასში შეგიძლიათ ნახოთ, ვინ შექმნა შესრულებული სამუშაოების ანგარიში, შეამოწმოთ სამუშაოების ჩამონათვალი მოცულობებითა და ღირებულებით, თქვენი უფლებების ფარგლებში დაადასტუროთ ან უარყოთ ანგარიში და დაურთოთ ფოტოები. თვითღირებულებისა და დამკვეთის ფასის ცალკე აღრიცხვა ხელმისაწვდომია, თუ ხარჯის მუხლში სხვაობის აღრიცხვა ჩართულია და მონაწილის უფლებები ამის საშუალებას იძლევა. მოგების წილები პროექტის ხარჯის მუხლის პარამეტრებით აღირიცხება. ხელმისაწვდომი თანხები ნახვის რეჟიმზეცაა დამოკიდებული. კომპანიის ფონდში მხოლოდ თვითღირებულება აღირიცხება. წილის დარიცხვა გადახდას არ ნიშნავს: გადახდა ცალკე გადარიცხვით აისახება.

სადემონსტრაციო პროექტის დადასტურებული ანგარიში: თვითღირებულება 240 000 ₽, დამკვეთის ფასი 300 000 ₽ და მოგება 60 000 ₽. წილები ხარჯის მუხლის პარამეტრების მიხედვითაა ნაჩვენები. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

შენახული სადემონსტრაციო ანგარიში დართული გამოსახულებით. გამოსახულება გამოგონილია და მხოლოდ დანართების მუშაობას აჩვენებს; ანგარიში დადასტურებას ელოდება. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

გუნდისთვის ეს გასაგებ პროცესად იქცევა: შემსრულებელი შედეგს ანგარიშის სახით აბარებს, ხელმძღვანელი ანგარიშს თავისი უფლებების ფარგლებში ადასტურებს, მონაცემები პროექტისა და შემსრულებლის გამოთვლებში აისახება, დამკვეთი კი შედეგს ცალკე იღებს. ანგარიშის დადასტურება გადახდას არ ნიშნავს: ფულის ფაქტობრივი გადაცემა გადარიცხვით აისახება. ასეთ სქემაში ქრება ჩვეული სცენა „საღამოსთვის ანგარიში მოამზადე“, რადგან ანგარიშგება პროექტის შიგნით არსებობს და მუშაობის პროცესში იქმნება.

კიდევ ერთი პრაქტიკული საკითხია პირველადი დოკუმენტები და ხარჯების დადასტურება. 101-ში ხარჯი პროექტთან, ხარჯის მუხლთან და თარიღთან კავშირში ფიქსირდება, დოკუმენტები ციფრულად ინახება, ხელოსნებს კი ტელეფონიდან ფოტოების და ქვითრების დართვა შეუძლიათ. ეს აჩქარებს როგორც პროექტების ანალიზს, ისე დამკვეთთან თანხების ჩამოწერაზე საუბარს.

თუ გუნდში თანამშრომლებისთვის სტატუსის მუდმივად გამოკითხვის ჩვევაა, გამოგადგებათ მასალა მიკრომენეჯმენტზე (რუსულ ენაზე): მასში კარგად ჩანს, როგორ იქცევა კონტროლი ხმაურად, როდესაც სისტემაში სამუშაოების მკაფიო ჩანაწერი არ არსებობს.

ამოცანები: როგორ დააკავშიროთ ტრეკერი და 101 აპლიკაცია?

ამოცანები და მოვლენები მართვის განსხვავებულ კითხვებს პასუხობს. ამოცანები სამუშაოს დაგეგმვასა და განაწილებაში გეხმარებათ. 101-ის მოვლენები და ანგარიშები კი ფაქტს, ფულსა და დადასტურებებს აფიქსირებს. როდესაც ეს ორი ნაწილი დაკავშირებულია, ხელმძღვანელს იშვიათი კომფორტი აქვს: ვადები ამოცანების სისტემაში ჩანს, ფინანსური სურათი — 101-ში, კავშირს კი მოვლენის აღწერის ერთი სტრიქონი ინარჩუნებს.

იმავე საინფორმაციო ტექნოლოგიების სცენარის პრაქტიკული ხერხია: მონაწილე ამოცანის დასრულების შემდეგ მოვლენას ქმნის და უთითებს Jira-ს ან სხვა ტრეკერის ამოცანის ID-ს, საათებს, კომენტარსა და განაკვეთით გამოთვლილ თანხას. სურვილის შემთხვევაში იქვე ერთვის ცვლილებების გაერთიანების მოთხოვნის (pull request) ბმული ან ეკრანის სურათი.

სადემონსტრაციო ანგარიში ხელით შეყვანილი JIRA-DEMO-101 ID-ით, მუშაობის ორი საათით და 2 000 ₽ და 2 400 ₽ თანხებით. მოვლენა დადასტურებას ელოდება. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

ეს კავშირი ხელმძღვანელს ხანგრძლივი განხილვის გარეშე ორ კითხვაზე პასუხის საშუალებას აძლევს: „რა შესრულდა?“ და „რა უჯდება ეს პროექტს?“:

• ამოცანების სისტემაში რჩება სტატუსები და დამოკიდებულებები.
• 101-ში რჩება დადასტურებული ფაქტები, თანხები, ანგარიშები და პროექტის დოკუმენტები.
• კავშირს ინარჩუნებს ამოცანის ბმული ან ID მოვლენის ტექსტში.

თუ კომპანიაში პრიორიტეტებზე ხშირად კამათობენ, სასარგებლოა მოვლენის „მინიმალურ ფორმატზე“ წინასწარ შეთანხმება: აღწერის ერთი შაბლონი, ჩანაწერების დამატების პერიოდულობის ერთიანი წესები და დადასტურებაზე ერთი პასუხისმგებელი. როდესაც წესები ერთნაირია, დისციპლინა ხელმძღვანელის პირად ძალისხმევაზე აღარ არის დამოკიდებული.

განტის დიაგრამა: სად ააწყოთ და როგორ განაახლოთ ფაქტის მიხედვით?

განტის დიაგრამა საჭიროა, როდესაც თარიღები და დამოკიდებულებები მნიშვნელოვანია: რა უნდა დასრულდეს, რომ შემდეგი სამუშაო დაიწყოს. 101-ის მიმდინარე ვებვერსიაში მისი აწყობა ფასების სიის პოზიციებითა და პროექტის მოვლენებით შეიძლება: დროის ღერძზე ერთმანეთის გვერდით ჩანს ვადები, თანხები და შემსრულებლები. მითითებული მდებარეობის მქონე ობიექტისთვის დამატებითი ამინდის პანელის გახსნაც შეიძლება. ეს გეგმას ფაქტთან აკავშირებს და რამდენიმე სერვისს შორის სამუშაოების ხელით გადატანის საჭიროებას ამცირებს.

სადემონსტრაციო პროექტის მოვლენები განტის დიაგრამის დროის ღერძზე. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

ამინდის პუნქტი განტის გვერდით დამატებითი დიაგრამების მენიუში. ამინდის პანელისთვის პროექტის მდებარეობა მითითებული უნდა იყოს. სურათზე პანელის არჩევაა ნაჩვენები 101-ის რუსულენოვან ინტერფეისში.

101-თან კავშირი ასე ეწყობა: დაგეგმილი პოზიციები და ეტაპები განტშია, ფაქტი კი — 101-ის მოვლენებსა და ანგარიშებში. ფაქტის დადასტურების შემდეგ ხელმძღვანელი თანმიმდევრობას ხელით ამოწმებს და საჭირო თარიღებს რედაქტირების უფლებების ფარგლებში აახლებს. დადასტურებული ანგარიშის განტის დიაგრამით გადატანამ შეიძლება მისი დადასტურება გააუქმოს: ეს შემთხვევა აღწერილია 101-ის დახმარების მასალაში მოვლენების გადატანის შესახებ (რუსულ ენაზე). გამოყენებამდე შეამოწმეთ ახალი თარიღები და მოვლენის მდგომარეობა. ასე გუნდი რეალურ ცვლილებებს მართავს: მიწოდება დაგვიანდა, სამუშაოები გადაიწია, შესყიდვები გადაიანგარიშა და დამკვეთს განახლებული სურათი აჩვენა.

განტის 101-ის მეშვეობით განახლების პრაქტიკული ალგორითმი შეიძლება ასე მოაწყოთ:

1. ნაბიჯი 1. 101-ის განტში შეინახეთ ეტაპები და თარიღები, ეტაპების დასრულება კი ფოტოსთან ერთად მოვლენა „ანგარიშით“ დააფიქსირეთ.
2. ნაბიჯი 2. კვირაში ერთხელ გახსენით ვებკაბინეტი და ნახეთ, რომელი ანგარიშებია დადასტურებული, რომელი უარყოფილი და სად დარჩა მოუგვარებელი პოზიციები.
3. ნაბიჯი 3. დადასტურებული ანგარიშების მიხედვით ფაქტი განტს შეადარეთ და საჭირო თარიღები და სამუშაოების თანმიმდევრობა ხელით განაახლეთ.
4. ნაბიჯი 4. თუ დამკვეთი მოცულობას ცვლის, ცვლილება 101-ში ცალკე მოვლენად დააფიქსირეთ და დაურთეთ გაანგარიშება, რათა ცვლილებას თარიღი და საფუძველი ჰქონდეს.

თუ გჭირდებათ სისტემური ხედვა, როგორ შეარჩიოთ ვადებზე მორგებული ინსტრუმენტები, გამოგადგებათ სტატია „პროექტების მართვის სისტემა: როგორ შეარჩიოთ და შეამოწმოთ ობიექტზე“. მასში ცალკეა ახსნილი, როდის გჭირდებათ განტი, როდის — კანბანი და რატომ აქვს პროექტის ფინანსებს ცალკე კონტური.

ანგარიშები: რა შეამოწმოს ხელმძღვანელმა ყოველკვირეულად?

ხელმძღვანელისთვის 101-ის ძლიერი მხარეა ანგარიშგება, რომელიც გუნდის მოქმედებებისგან იკრიბება. „ბალანსის ანგარიში“ პროექტის ფულადი სახსრების მოძრაობას აჩვენებს, „ხარჯების უწყისი მუხლის მიხედვით“ კი არჩეული მუხლის ხარჯების უფრო დეტალურ ანალიზს გთავაზობთ. მიუთითეთ პერიოდი და დოკუმენტები მოვლენებს შეადარეთ: ისინი მხოლოდ შეყვანილ მონაცემებს ასახავს. თარიღებისა და კატეგორიების ისტორია დაგეგმვისა და შეცდომების ანალიზისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ.

პროექტის დოკუმენტებში „ბალანსის ანგარიში“ და „ხარჯების უწყისი მუხლის მიხედვით“ ცალ-ცალკე ირჩევა. 101-ის ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

შექმნილი ბალანსის ანგარიშის გვერდი: სადემონსტრაციო პროექტის ორი ჩარიცხვა, ჯამში 4 200 000 ₽. ნაჩვენებია მიღებული სახსრების უწყისი რუსულ ენაზე.

101-ში გუნდის ყოველკვირეული განხილვა მოსახერხებელია სამი კითხვის გარშემო: რა მიიღეს, რა გადაიხადეს და სად არის რისკი. მნიშვნელოვანია, რომ განხილვა დადასტურებულ მოვლენებს ეყრდნობა: ვინ შეათანხმა სამუშაო, ვინ მიიღო ანგარიში და ვინ დახარჯა ფული.

თუ კომპანიაში პროექტების რაოდენობა იზრდება და მაჩვენებლების უფრო ფართო ანალიზი გსურთ, PRO+ მართვის შესაძლებლობებს აფართოებს: ხელმისაწვდომი ხდება ძირითადი მაჩვენებლების გაფართოებული ანგარიშები და უფრო მარტივია კომპანიაში ფულის მოძრაობის თვალყურის დევნება. კონკრეტული ანგარიშების ხელმისაწვდომობა მოქმედ ტარიფსა და თქვენს უფლებებზეა დამოკიდებული.

განხილვა ხანგრძლივ შეხვედრად რომ არ იქცეს, დაამკვიდრეთ მარტივი წესი: განვიხილავთ მხოლოდ იმას, რაც მოვლენებში უკვე აისახა. ჯერ ყველაფერი, რაც არ ასახულა, შეიტანება და დასტურდება, შემდეგ კი განხილვაში გადადის. ეს დისციპლინა ხელმძღვანელისა და გუნდის დროს იცავს.

დანერგვის მოკლე წესები: 10 დღე პირველ მაჩვენებლებამდე

101 აპლიკაციაში გუნდის მართვის დანერგვა იშვიათად ფერხდება ფუნქციების გამო. ჩვეულებრივ პრობლემა ისაა, რომ გუნდს ერთიანი წესი არ აქვს, რა ჩაითვალოს „დასრულებულად“ და როდის დაფიქსირდეს. ამიტომ სამუშაო წესები უფრო მოკლედ უნდა ჩამოაყალიბოთ, ვიდრე თავდაპირველად გსურთ.

სამუშაო წესების ვარიანტი, რომელიც ხშირად ამართლებს:

1. ნაბიჯი 1. შექმენით პროექტები და განსაზღვრეთ როლები: ვინ ქმნის მოვლენებს, ვინ ადასტურებს და ვინ ხედავს ანგარიშებს.
2. ნაბიჯი 2. შეთანხმდით პერიოდულობაზე: სამუშაოს მოვლენა შესრულების დღეს შეიტანება, ხარჯი — გადახდის ან შესყიდვის დღეს, ანგარიში კი სამუშაოს დასრულებული ნაწილის ჩაბარებისას.
3. ნაბიჯი 3. დანერგეთ მოვლენის აღწერის ერთიანი ფორმატი: რა შესრულდა, სად — ზონა ან ეტაპი, ამოცანასთან ან ეტაპთან კავშირი, თანხა და კომენტარი.
4. ნაბიჯი 4. ხელმძღვანელი დღეში ერთხელ ვებკაბინეტში ახალ მოვლენებს ათვალიერებს, ადასტურებს იმას, რაც დასადასტურებლად მზადაა, და უარყოფს იმას, რასაც მონაცემები აკლია.
5. ნაბიჯი 5. კვირაში ერთხელ განიხილება ანგარიშები და პროექტის ბალანსი: მიღებული სამუშაოები, გადახდები, ბიუჯეტისა და ვადების რისკები.

თუ გსურთ მართვის პროცესების გაფართოება და გამართვა, გაეცანით პროექტების მართვის ინსტრუმენტების კრებულებს: „პროექტების მართვის 7 ინსტრუმენტი“ (რუსულ ენაზე) და „პროექტების მართვის პროგრამები: 7 სერვისი მშენებლობისა და რემონტისთვის“. მათში ბევრი იდეაა, როგორ შეაერთოთ „ამოცანები + ვადები + ფული + ანგარიშგება“ ზედმეტი დატვირთვის გარეშე.