Как составить график движения рабочей силы в строительстве или ремонтах?

Зачем нужен график движения рабочей силы?

Эффективное управление рабочими на стройке — важная часть строительства или ремонта. Если не спланировать работу людей, могут случиться задержки, нехватка специалистов и лишние расходы. Чтобы этого избежать, в крупных компаниях, где параллельно ведется много проектов, составляется график движения рабочей силы.

Он помогает координировать работу всех участников строительного процесса, обеспечивать своевременное выполнение задач и снижать риски простоев. В этой статье разберем, зачем нужен график движения рабочей силы, как его составить и какие инструменты помогут в этом.

В проекте производства работ (ППР) график имеет отдельное назначение. Пункт 6.14 СП 48.13330.2019 «Организация строительства» включает график движения трудовых ресурсов по объекту в состав ППР в полном объёме. В перечне для ППР в неполном объёме по пункту 6.16 такой график отдельно не назван; по пункту 6.17 состав можно уточнять и дополнять при согласовании с застройщиком или техническим заказчиком. Необходимость и объём ППР определяют для конкретного объекта и работ. Таблица ниже — учебный пример планирования, который не заменяет ППР.

График помогает правильно распределить рабочих и организовать процесс строительства:

• обеспечить работникам посильную нагрузку без длительных пауз или работы без выходных;
• избежать простоев и задержек, связанных с нехваткой людей, ведь планирование помогает заранее договориться с мастерами о выходе на объект;
• контролировать расходы на зарплаты и снизить перерасход бюджета (работая с мастерами «вдолгую», можно предлагать им сотрудничество по более выгодной цене, чем «шабашная»);
• оптимизировать доставку материалов и техники, чтобы избежать задержек;
• соблюдать сроки выполнения работ и сдачи объекта в эксплуатацию.

Почему строительные компании работают без графика?

Многие бизнесы продолжают существовать без каких-либо инструментов по цифровизации процессов, внутреннего контроля и предотвращения «пожаров» (все занимаются исключительно их тушением). Бывает, что это происходит из-за неправильного выстраивания работы с руководителями проектов или прорабами.

Чаще всего компания держится на мотивации и компетенциях прорабов: они следят за сроками, рабочими, поставками стройматериалов и их закупкой. Приказ «сверху» вести какие-то графики для них звучит как шум — они правят своим личным хаосом из вечных звонков, нецензурной брани, которая заменяет четкую постановку задач, и различных работ на стройплощадке.

Если это похоже на ваш стиль ведения бизнеса, то мы хотим предостеречь вас: пока руководители проектов правят балом и ни от чего не зависят, они не ощущают привязки к вашей компании. Так создается текучка кадров. И, уходя, прорабы могут забрать большинство своих мастеров или даже клиентов.

Как графики могут предотвратить это? С помощью качественных графиков вы сможете отслеживать прогресс работ на том или ином объекте и, что самое главное, снять с прораба часть его функций, включив его в работу компании. Четкие шаблоны для графиков помогут ему быстрее распределить рабочих по этапам работ, сделав его работу более прозрачной.

Пример графика движения рабочей силы

График можно оформить в виде таблицы, в которой указываются различные данные. Кто-то разделяет задачи исключительно по этапам и датам, кто-то составляет таблицы исходя из занятости различных специалистов. Более современные инструменты позволяют совместить различные параметры.

В качестве примера мы приведем обычную таблицу, которую может составить каждый в любом из редакторов. Это исходная таблица по этапам одного проекта. Для оценки потребности в рабочих по периодам учитывайте рабочие дни, смены и пересечения этапов; числа в примере условные. Но если вы планируете масштабироваться, то одних таблиц вам совсем скоро будет мало.

Учебный пример графика движения рабочей силы в виде таблицы:

Как посчитать численность при пересечении этапов?

В исходной таблице этапы идут последовательно. Для отдельного учебного варианта рассмотрим неделю с 7 по 13 апреля 2025 года: четыре разнорабочих заняты демонтажем с 7 по 10 апреля включительно, три электрика — электромонтажом с 9 по 11 апреля включительно. В этом варианте начало электромонтажа перенесено на два дня раньше относительно исходной таблицы. Условимся, что бригады состоят из разных людей, работают в одну смену с понедельника по пятницу, а 12 и 13 апреля отдыхают. Для этого примера предполагаем, что работы ведутся на разных подготовленных участках и их безопасное совмещение предусмотрено организацией работ.

В среду и четверг потребность составляет 4 + 3 = 7 человек в смену. Это пик численности за неделю в нашем примере. При расчёте по своему объекту складывайте численность бригад, работающих одновременно; одного человека, назначенного на несколько задач в ту же смену, учитывайте один раз и проверяйте совместимость его загрузки.

Поле «Ответственный» показывает, кто отвечает за задачу. Оно само по себе не задаёт численность: у этапа может быть один ответственный и бригада из четырёх человек. Число работников, даты выхода и смены фиксируйте отдельно.

Как правильно составить график движения рабочей силы?

Таблица, которую мы привели выше, выглядит, конечно, слишком просто, наивно и общо. Для более детального и функционального графика вам потребуется куда больше данных:

1. Информация о проекте

Где-то демонтаж займет очень много времени (старый фонд или переделка каких-то работ, которые были выполнены давно), а где-то застройщик реально постарался и стяжку менять не придется.

2. Количество мастеров, которое потребуется

Рассчитайте, сколько специалистов и каких профессий понадобится на каждом этапе. Это поможет заранее найти рабочих, договориться с ними (подписать договор) и не переживать о том, что в последний момент все сорвется.

3. Календарный план

Распределите рабочих по этапам, учитывая даты начала и окончания работ, а также возможные пересечения. Например, некоторые работы могут идти параллельно — пока длится демонтаж, дизайнер может вносить правки в проект.

4. Поставки стройматериалов

Чтобы работы не встали и все сотрудники, которых вы расставили по графику, могли выйти на объект, требуется вовремя совершать закупки материалов.

Помимо этого график нужно постоянно обновлять! Учитывайте возможные задержки, перепады в загрузке рабочих и изменяйте план при необходимости. А также следите за реальным ходом работ и корректируйте график, если возникают изменения в сроках или доступности рабочих.

Где составить график движения рабочей силы?

Рассмотрим несколько сервисов для планирования:

1. Специализированные программы для строительства

Приложение 101

В Приложении 101 график Ганта показывает сроки этапов: сметы — план, связанные отчёты — факт. Численность бригад для графика движения рабочей силы рассчитывайте отдельно с учётом одновременных работ. Подробнее — в руководстве по графику Ганта 101.

На снимке — этапы и сроки тестового проекта; данные заказчика и финансовые показатели скрыты.

Primavera P6

Мощный инструмент для планирования строительных проектов, в котором можно учитывать движение рабочей силы. Пример экрана управления ресурсами можно посмотреть на сайте Oracle.

1С:ERP Управление строительной организацией 2

Действующее решение 1С:ERP позволяет планировать строительные работы и трудовые ресурсы, а сроки этапов показывать на диаграмме Ганта. Программа «1С: Управление строительной организацией» снята с продаж.

На снимке — пример из материалов 1С с этапами и сроками работ. Он не показывает рассчитанную численность бригад.

2. Универсальные таблицы и планировщики

Excel / Google Sheets

Если нужен простой график, его можно сделать в таблицах с формулами для расчёта потребности в рабочих.

Notion

Удобный сервис для планирования, который позволяет не только создавать расписания, но и работать с ними в команде.

Yonote

Аналог Notion, который очень похож интерфейсом на своего «вдохновителя».

3. Онлайн-сервисы и CRM-системы

Bitrix24, AmoCRM

В Битрикс24 можно настроить посменные рабочие графики. В amoCRM можно назначать задачи ответственным и задавать сроки; для планирования смен нужно отдельно проверить подходящий способ настройки или интеграцию.

Это пример диаграммы Ганта из материалов Битрикс24: она показывает сроки задач, но сама по себе не рассчитывает численность рабочих на объекте. Изображение относится к Битрикс24, не к amoCRM.

PlanRadar

Позволяет назначать задачи сотрудникам или группам и контролировать сроки их выполнения.

На снимке из официальной справки PlanRadar показаны этапы работ и их сроки; для графика движения рабочей силы численность бригад нужно учитывать отдельно.

Как создать график движения рабочей силы в Notion?

Notion — это удобный сервис для планирования, который позволяет не только создавать расписания, но и работать с ними в команде. В нем можно:

• создавать таблицы и календари для наглядного планирования;
• добавлять задачи, делегировать их сотрудникам и отслеживать выполнение;
• видеть назначенные сотрудникам задачи по датам; для оценки загрузки дополнительно учитывать численность, трудоёмкость и доступное рабочее время;
• легко редактировать график в режиме онлайн и вносить изменения.

В Notion можно создать календарный план работ в представлении Timeline. Диаграмма Ганта показывает сроки и последовательность задач. Для графика движения рабочей силы дополнительно укажите численность по этапам и суммируйте потребность в рабочих по дням или неделям с учётом пересечений. Итог можно представить таблицей или гистограммой; назначение ответственного само по себе не задаёт численность бригады.

Краткий алгоритм по созданию графика в Notion:

Ниже сохранены исходные учебные снимки английского интерфейса Notion с русскими названиями проекта и задач. Они показывают принцип настройки; вид элементов может отличаться в текущей версии. Актуальные инструкции: шкала времени и подзадачи и зависимости (на английском языке).

1. Создайте базу данных и добавьте представление Timeline (шкала времени). Укажите свойство с датами начала и окончания работ.

2. Добавьте этапы работ и распределите их по датам

3. К каждому этапу можно назначить ответственных

4. Включите Dependencies (зависимости) в настройках базы данных и свяжите предшествующие и последующие задачи. Выберите режим сдвига дат: при пересечении, с сохранением интервала или без автоматического сдвига.

5. Скажите ответственным за каждый этап, чтобы они разбили его на подзадачи (для этого нужно разрешить создание подзадач в этой таблице)

Хорошо составленный график поможет избежать проблем при ремонте, улучшить организацию работ и ускорить их выполнение. Использование инструментов, например, Notion, делает этот процесс еще проще, позволяя управлять рабочими ресурсами в реальном времени и оперативно реагировать на изменения в проекте.

Хотите подробнее разобраться в том, как работать с графиком движения рабочей силы в Notion или любом другом планировщике? Переходите в закрытый канал PRO+, в котором мы выложили для всех подписчиков обучение по управлению проектами в Notion. Если вы давно хотели разобраться в диаграмме Ганта, сделать рабочий график управления проектами и узнать много нового о планировщиках задач, ждем вас в закрытом чате.

Как попасть в закрытый канал для пользователей Приложения 101? Нужно оформить подписку на тариф PRO+. Удобнее всего сделать это через чат-бот Техподдержки, затем в меню найти раздел «Закрытый канал». Если у вас оформлена подписка, то вы автоматически получите ссылку для доступа в канал.